インボイス制度
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2023/2/21
インボイス制度が導入予定だが詳細がわからない、書類作成業務が多くて大変、取引先が多く経理書類の管理が難しい、といった書類作成業務に苦労している企業様も多いのではないでしょうか。
インボイス制度はまだ導入されていないため、不明な点も多く、対応に困っている企業も多いです。
請求書作成アプリは、インボイスを管理して、少ない作業で請求書を作成できるので、業務の効率化を図れて、企業様の悩みを解決できます。
ただし、請求書作成アプリはさまざまな種類があり、取引先によっては対応できないなどのデメリットがあるので、知らずに導入すると必ず後悔をします。
そこでこの記事では、インボイス制度の特徴やメリット・デメリットはもちろん、請求書作成アプリの特徴や選び方を解説します。
インボイス制度とは、2023年10月1日から導入される「適格請求書等保存方式」のことです。
適格請求書(インボイス)を用いて、消費税の仕入税額控除を計算し、証拠資料として保存する仕組みです。
ここでは、インボイス制度について以下の5点について解説します。
建設・建築業の元請さん向けに、別のコラムで記事を書いております。ご興味ある方は以下もご覧ください。
建築業・建設業ならでは！インボイス制度の影響で元請も損をする！？損する仕組みとは？簡単にわかりやすく図解で説明
【インボイス制度の影響で損をしない】建設業・建築業の元請さんがやるべき４つのことを簡単にわかりやすく解説
インボイス制度は、2023年10月1日からされる制度で、軽減税率が導入されたのがきっかけで、どの項目にどれくらい消費税がかかっているのか、誰が見てもすぐわかるようにするため導入が決まりました。
インボイスの正式名称は「適格請求書」といい、売手が買手に対して、適用税率や消費税額等を正確に伝える書類のことです。
事業者が消費税の課税対象である取引に対して、消費税の仕入れ税額控除を受けるために、適格請求書(インボイス)の取得と保存をする必要があります。
適格請求書発行事業者とは、適格請求書(インボイス)の発行が認められた、課税売上高が1,000万円を超える課税事業者のことです。
インボイス制度の開始後に、適格請求書(インボイス)の発行予定がある場合は、登録申請書を税務署へ提出し、申請をする必要があります。
登録申請書の提出方法は、以下のとおりです。
登録には審査があり、時間がかかる場合もあるので、インボイス制度が開始されるまでに
余裕を持って申請しましょう。
登録完了後は、税務署から「登録番号」が通知され、適格請求書(インボイス)を発行する場合は、この登録番号を必ず記載します。
ここでは、インボイス制度の重要なポイントについて解説していきます。
インボイス制度の核となる部分なので、しっかりと確認していきましょう。
適格請求書(インボイス)は、適格請求書発行事業者しか発行できません。
適格請求書発行事業者になるためには、税務署への登録が必要で、登録申請書を提出して、登録申請を行います。
また、免税事業者(フリーランス)の場合は、上記の登録申請書に加えて消費税課税事業者選択届出書を提出し、課税事業者になっておく必要があります。
現在、課税売上高1,000万円以下の事業者は免税事業者(フリーランス)となり、消費税と地方消費税申告納税義務はありません。
しかし、適格請求書発行事業者になれば、消費税と地方消費税の申告納税義務が発生します。
仕入税額控除は、取引先が免税事業者など適格請求書発行事業者でない場合には認められません。
相手先が適格請求書発行事業者でないときは、仕入税額控除できないので課税事業者が消費税相当分を負担することになり、損をする場合があります。
インボイス制度の対象になるのは、消費税の課税事業者です。
課税事業者に該当するかは、基準期間または特定期間の課税売上で判断します。
以下に、基準期間と特定期間について記載します。
基準期間か特定期間のどちらかの期間で、課税売上高が1,000万円を超えていると、課税事業者になります。
新しく設立した法人の場合は、事業年度開始における資本金が1,000万円以上になると、課税事業者になります。
従来の請求書との違いは、以下の3点が記載項目として追加されたことです。
適格請求書(インボイス)は、正しい適用税率・消費税額を伝えるための項目を記載しなければいけないので、注意が必要です。
インボイス制度を導入しなければ、さまざまなリスクがあります。
そのなかでも、特に大きいリスクを２つ紹介します。
免税事業者は、インボイス制度が導入されると取引先を失う可能性があります。
現在の制度では、免税事業者と課税事業者で取引を行なうとき、課税事業者は仕入額控除ができますが、インボイス制度が導入されると、課税事業者は仕入額控除ができません。
課税事業者は、仕入れた商品の消費税を全て負担しなければならないので、利益が減ります。
その結果、課税事業者は免税事業者と取引を行わない可能性があります。
インボイス制度の導入後は、以下の２つを実施すると罰せられる可能性があります。
違反した場合は、「1年以下の懲役または50万円以下の罰金」に処されます。
それぞれの、詳細について確認しましょう。
登録を受けていないのに適格請求書(インボイス)、または適格請求書(インボイス)と誤認される恐れのある書類、電子データを他人に交付すると罰せられます。
適格請求書(インボイス)は、適格請求書発行事業者のみ発行することができます。
インボイス制度が始まる前に、適格請求書発行事業者の登録を行いましょう。
実際の取引とは異なる、偽りの記載をした適格請求書(インボイス)を発行したとき、罰則の対象になります。
虚偽の適格請求書は、以下のような例があります。
適格請求書発行事業者の登録取消しの理由に、消費税法違反で罰金以上の刑に処された場合というものがあります。
このような違反をすると登録を抹消され、適格請求書(インボイス)を発行することができなくなり、仕入額控除を受けることができなくなる場合があります。
また、最悪の場合は取引先を失う可能性があります。
インボイス制度が導入されたら、さまざまな準備をする必要があります。
ここでは、買い手側・売り手側でそれぞれ必要な準備について解説します。
インボイス受け取り側は、インボイスの確認事項や運用フローを事前に準備し、共有しておきましょう。
インボイスを受け取った場合は、保存義務が7年間発生します。
受け取ったインボイスについては、記載項目の抜け漏れ等の確認を行い、不備があった場合は、再度発行してもらうように、取引先へ依頼する必要があります。
また、取引先の見直しや、免税事業者等のインボイスに対応してない事業者との計上ルールの見直しなどが必要です。
売り手側は、税務署で適格請求書発行事業申請を行い、登録番号を取得する必要があります。
インボイス制度が導入されたら、売り手側もインボイスの控えを７年間保存する義務が発生し、電子データで保存しておく場合は、電子帳簿法の要件を満たす必要があります。
インボイス制度が導入された場合、社内で扱っているシステムをインボイス制度に対応したものに更新する必要があります。
ここでは、代表的な5つのシステムについて解説していきます。
インボイス制度が導入された場合、請求書発行システムを確認するのが最も重要です。
インボイスの作成には、記載するべき項目が６つあり、手動で作成するのは時間がかかります。
請求書発行システムを使って、必要な項目をすべて自動で入力できれば、業務の効率化を図れます。
販売管理システムをインボイス制度に対応させるためには、課税事業者と免税事業者との取引を区別できる機能が必要です。
課税・免税事業者の区別ができなければ仕入税額控除の申請を行うとき、負担が大きいからです。
会計システムは、インボイスとインボイスではない請求書を区別・保存ができるシステムにしておく必要があります。
取引先は、課税事業者と免税事業者の2パターンあるので、相手に応じて税区分を切り替えられる機能が入ったシステムが必要です。
インボイス制度の導入によってレシート発行のときに、事業者番号を記載しなければならないので、それに対応した機能が必要です。
また、商品ごとにどのくらいの税率が適用されているのかを明示しないといけないため、インボイス制度に対応したPOSシステムを導入する必要があります。
インボイスを発行する側は発行方法等の検討、受け取り側は受領方法や保存、処理等についての検討が必要となります。
すでにEDIシステムにより取引先間の取引情報をやり取りしている事業者は、支払い・請求情報が取引情報に含まれる場合には、EDIデータに係るインボイス制度への対応が必要です。
請求書作成アプリとは、パソコン・スマホを使用して、簡単にインボイスを作成できるアプリのことです。
請求書作成アプリにテンプレートがあるので、必要項目を入力するだけで請求書を作成できます。
また、インボイスは7年間の保存義務があり、電子保管を行なえば、インボイスだけではなく、見積書・契約書なども電子データで安全に保管可能です。
紙の請求書等の書類も電子データ化できるアプリもあるので、一括して経理書類を電子保存、管理できるので業務の効率化に繋がります。
ここでは、請求書作成アプリのデメリットとメリットについて解説します。
請求書作成アプリは、さまざまな物があり、デメリットとメリットが必ず存在します。
デメリットやメリットを知らず、購入してから「思ったものと違った」と後悔をしないように、事前にしっかりと把握しておきましょう。
請求書作成アプリに関する、デメリットを2つ紹介します。
インターネットが使えないと、請求書作成アプリを使って作業ができないので、外出先などで不便に感じる場合があります。
しかし、最近では、インターネット環境が整っている場所が多いので、不便に感じることは少ないですが、通信障害や自然災害等などの、限定的な状況には注意しましょう。
インターネット環境がなくても、請求書のフォーマット等をパソコン内に保存したり、書類を保管しておけば対策が可能です。
現在は、さまざまな物の電子化が進んでいますが、なかには紙の請求書でしか対応できない企業も存在するため、取引先によっては難色を示す場合があります。
インボイス制度の導入によって、請求書の電子化を検討する企業も多くなりますが、取引先が電子化された請求書に対応できない場合、自社がどのように対応するのかを検討しておきましょう。
請求書作成アプリに関する、メリットを６つ紹介します。
請求書作成アプリを導入する最大のメリットが、請求書を作成する負担が減ることです。
請求書を作成するたびに入力する必要がないので、入力作業が手軽に行えます。
事前に取引先の情報や金額、品目などを登録しておけば、作成時の案件に対して必要な項目を選択するだけで、入力が完了します。
一度、請求書を作成するとクラウド(インターネットの中)に請求書が保存されるので、コピーして編集すれば、別の請求書を作成できます。
従前の紙を使った請求書発行には、以下の費用が必要です。
このコストは発行数が多ければ多いほど、負担が大きくなります。
請求書作成アプリを導入すれば、メールなどで送れるので、さまざまなコストが削減可能です。
また、紙での請求書発行を依頼された場合は、郵送代行のサービス付きの請求書作成アプリを使用すれば対策できます。
手書きで請求書を作成する場合は、以下のような作業が必要です。
請求書作成アプリを導入すれば、請求書作成に必要な情報を全てアプリ上で管理して編集できるので、手書きで請求書を作成するときに比べて時間を大幅に削減できます。
請求書の発行枚数が多い場合でも、請求書作成アプリを使えばすぐに作成できます。
請求書の発送に関しても、メールやアプリ上で発送できるので、作業時間を大幅に減らせます。
請求書作成アプリを使えば取引先の情報を登録することができるため、毎回手作業で入力する必要がありません。
手書きで請求書を作成する場合は、入力ミスや送付先ミス等の人為的ミスが多いですが、アプリの導入によって、ミスやトラブルが減ります。
請求書の紛失は、自社の信頼を失うだけではなく、取引先にも迷惑がかかります。
請求書作成アプリではクラウド上(インターネット上)に保存できるので、紙の請求書を取り扱うことが減り、紛失や盗難のリスクを防止できます。
クラウド上(インターネット上)にアクセスできる場所であれば、どこでも請求書作成ができるので、テレワークにも対応可能です。
スマホやパソコンでも、請求書作成業務を行えるので、自宅でのテレワークだけではなく、出先や移動中でも請求書作成ができます。
外出先でも作業が可能なので、時間を有効的に利用できます。
ここでは、請求書作成アプリを選ぶときのポイントを6つ紹介します。
自社に適した請求書作成アプリを選べば、業務を効率的に進めることができるので、しっかりと確認しましょう。
インボイスを発行するために、自社はどのようなシステムを新たに導入しないといけないのか洗い出しを行いましょう。
インボイス制度が導入されれば、ほとんどの企業が請求書発行システムや販売管理システムなどを見直す必要があります。
ただし、全てのシステムを入れ替える必要はなく、現在使っているシステムが自動的にインボイス制度に対応してアップデートする場合もあります。
自社が扱っているシステムが、インボイス制度に対応しているかどうかを確認し、システムの新規導入やアップデートについて検討しておきましょう。
請求書作成アプリには、基本機能として経理書類の自動作成機能が搭載されています。
しかし、請求書の送付業務や、入金管理については、アプリによって機能が違う場合があります。
自社はどのような機能を必要としているか、あらかじめ明確にしておき、カバーできる請求書作成アプリを選びましょう。
電子帳簿保存法とは、請求書などを電子データで保存するルールについて定めた法律で、電子データでのみ保存することが義務付けられています。
インボイス制度では、電子データでの保存と紙での保存の両方が認められています。
しかし、請求書の保存方法や保存場所が異なると、管理が難しくなります。
インボイス制度と電子帳簿保存法の両方で対応するため、請求書作成アプリを使って、電子データで一括管理できるものを検討しましょう。
請求書作成アプリを新規導入する場合は、現在使っているシステムと互換性があるかを確認しましょう。
請求書管理システムやPOSシステムなどは、数種類のデータベースやアプリとも連携しているため、別々に運用するよりも連携していた方が、転記作業やデータ移行が簡単です。
互換性がなくて、システムエラーなどの症状が発生した場合は、業務が滞る場合もあるので注意が必要です。
請求書作成アプリに不具合があったときや、アプリの使用方法に疑問があったときにサポート体制があるかを確認しておきましょう。
アプリを導入後、すぐに使いこなすのはとても難しいです。
トラブルに対してどの範囲までサポートしてくれるのか、サポート時間はいつまでなのかなど、サポート体制についても確認しておきましょう。
ほとんどのアプリには、無料お試し期間があるので、請求書作成アプリの導入前にいくつか試しましょう。
突然、請求書アプリを導入しても、自社の事業に適しているか、既存のシステムと連携ができるかわからないからです。
無料お試し期間を有効に使い、アプリの使用感や会社の規模に適しているかなどチェックしましょう。
ここでは、インボイス制度に対応している他社のサービスを紹介し、特徴やメリットについて解説します。
インボイスの発行や保管に対応した、クラウドサービスです。
銀行、POSレジや勤怠管理などを連携すれば、細かいデータ入力を自動化でき、使うたびにAIが学習して業務の効率化を図れます。
ペーパーレスで、請求書の受け取りができるクラウドサービスです。
紙の請求書を自動で読み取って電子データ化する機能を搭載していたり、様々な会計ソフトと連携できるので、導入してすぐに運用できます。
販売管理機能をベースとして、運用しながら仕入・在庫管理、受注発注管理や見積発行などのオプション機能を追加すれば、自社に合わせたシステムに変更できます。
飲食店向けに、POSシステムの導入サービスを提供しています。
インボイス制度に対応した、複数税率の算出やレシート発行ができます。
流通業界をはじめ、多くの領域で活躍するEDIシステムです。
インボイス制度に対応していて、登録番号の記載、複数税率の算出ができるので、各種手続きの効率化ができます。
ここでは、弊社が提供している、建設・建築業界をターゲットとした経理書類DX化サービスmonect(マネクト)の詳細について解説します。
monect(マネクト)とは、請求書などの経理書類をクラウド上(インターネット上)で管理や作成、保管ができる請求書作成アプリで、建設・建築業界に向けて特化したサービスです。
建設・建築業界は、発注書や請求書といった経理書類を発行する枚数が多く、作成には時間を要しているのが現状です。
また、見積書や請求書の内容は変更することも多く、経理書類関係の業務だけでかなりの時間と労力が必要となります。
そのような建設・建築会社の経理書類に関する負担を減らし、業務が効率的かつスムーズに行えるのがmonect(マネクト)です。
通常の書類作成・保管サービスとの大きな違いは、発注者と受注者が共通フォルダ内で経理書類を作成・保管できる点です。
例えば、左官、足場などの施工会社ごとにグループ分けができ、各取引の状況などを把握したり、必要な経理書類を選択して作成することなどが可能です。
受注者と発注者で情報を共有できるので、経理書類の作成だけでなく、承認についてもスムーズに行なうことができます。
ここでは、monect(マネクト)の特徴を6つ解説していきます。
1度、書類を作成すれば、次回からは作成が不要になります。
作成した書類は、アプリ上に保存されているので、コピーして再使用や編集をすれば、最初から作成する必要がなくなります。
編集履歴も保存されているので、電子帳簿保存法にも対応可能です。
紙の書類を承認する場合は、各承認者に押印を貰っていましたが、monect(マネクト)を使えばインターネット上で書類を承認できます。
承認フローは書類ごとに設定できて、社外からでも簡単に承認できるので大幅な時間短縮をすることができます。
アプリ上に書類は保存されているので、各書類のキーワードを入力すれば、すぐに検索して見つけられるので、書類を探すスピードが格段に早くなります。
取引先のインボイス制度に対する、申請状況や登録番号を管理することができ、所得税を請求できるかどうかを判断することが可能です。
取引先がmonect(マネクト)のサービスを使えない、インターネット環境を持っていないというケースに対応するために、紙の書類を読みとり、データ化して保存する機能があります。
紙の書類だけ扱っている取引先にも、対応することができます。
取引先の情報を事前に登録しておき、契約書を作成後すれば、オンライン上で契約することができます。
発注・受注だけでなく契約に関しても対応できるので、効率化を図れます。
実際に、monect(マネクト)を利用するための方法を、5ステップで解説していきます。
monect(マネクト)の、公式ホームページの最下部に、無料トライアル申し込みフォームがあるので、以下の内容を入力します。
「個人情報の取り扱いについて同意する」にチェックし、「無料トライアルを申し込む」ボタンを押す。
後日、monect(ネマクト)を使用するためのURL受け取りや使用方法説明、面談を行なうための日時を調整します。
monect(マネクト)のDXコンサルタントが面談を行い、monect(マネクト)を使用するためのURLの配布や使い方の説明を行ないます。
経理担当・工事担当のそれぞれが、面談に参加すれば、導入後の流れがスムーズになります。
配布されたURLを使用して、実際に社内でテストして、monect(マネクト)の使い方を社内で共有します。
協力会社にも共有ができれば、今後のやり取りなどをイメージすることができます。
monect(マネクト)のDXコンサルタントが協力会社様にも、説明会などを行ないます。
協力会社様にもしっかりと説明をすることで、monect(マネクト)を効率よく使用することができ、お互いの業務が活性化します。
インボイス制度が導入されることにより、各企業は経理システムの再確認や、新システムの導入など対応に迫られています。
また、建設・建築業界は請求書などの書類作成が多く、直接的な利益に関係しない業務を行なう必要があります。
請求書作成アプリを導入すれば、書類作成に使う時間を大幅に削減でき、インボイスに対応しているものもあるので、業務の効率化を図れます。
請求書作成アプリはさまざまな種類があるので、自社のニーズを再確認して、どのようなシステムが必要なのかを、社内で協議することが非常に重要です。
さてここまで図解を交えながら、建設業・建築業の元請さん向けにインボイス制度をできるだけ簡単にわかりやすく解説させていただきましたがいかがだったでしょうか？
このインボイス制度に対して建設業・建築業の元請さんが実際に何をすれば良いのか？というご質問も多く、また文字で読むだけでなくリアルタイムで説明して欲しいという方が多いため、30分で完結するオンライン無料セミナーを開催しております。この記事よりもう少し踏み込んだ内容もお伝えしておりますので、ご希望の方はぜひご参加ください。オンラインの開催のため１社から何名様でもご参加いただけます。それでは最後までお読みいただきまして誠にありがとうございました。
