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2023/2/21
「電子帳簿保存法に対応しないといけないらしいけど、難しくてよくわからない」
「自社で運用するのは大変そうだから、システムを導入したい」
「でも、どんなシステムを導入すればいいかわからない…」
電子帳簿保存法への改正にあたって、上記のようなお悩みを持つ方は少なくないでしょう。特にこれまで書類を紙で管理していた企業は、対応に追われているのではないでしょうか。
電子帳簿保存法に対応するには、システムの導入がおすすめです。電子帳簿保存システムを利用すれば、書類管理の負担や運用コストを軽減できます。
電子帳簿保存システムにはそれぞれ特徴があるため、自社が必要としている機能を持ったものを選ぶようにしましょう。この記事で電子帳簿保存システムの種類や機能について解説しているので、ぜひ参考にしてください。
電子帳簿保存に対応するには、電子帳簿保存システムを導入するのがおすすめです。
2022年1月より改正された、電子帳簿保存法。これまで紙で管理していた国税関係書類や帳簿を電子データに移行しなければならず、対応に追われている企業も少なくないでしょう。
そこで、電子帳簿保存法に対応しているシステムを導入することで、電子移行に関わる業務負担を大幅に軽減できます。
おすすめの電子帳簿保存サービスは以下の5つです。
しかし、システムの導入に際して、電子帳簿保存法について詳しく把握していない、あるいは対応の仕方がよくわからないというお悩みも。まずは簡単に、電子帳簿保存法の概要を解説します。
電子帳簿保存法とは、紙での保存が義務付けられている国税関係書類を電子データで保存することを認めた法律です。電子データに移行するための要件が定められており、2022年1月には大幅に改正されました。
電子帳簿保存法の対象となる主な「国税関係書類」には、2つの種類があります。1つは貸借対照表や損益計算書などの「決算関係書類」、もう1つは契約書や請求書などの「取引関係書類」です。「取引関係書類」は、さらに自身が作成したものと取引先から受領したものに区分されています。
これらの書類の保存要件を定めたものが電子帳簿保存法です。電子帳簿保存法自体は以前からありましたが、2022年に法改正がなされたことで話題となっています。これまでの電子化を規制する内容とは一転、紙から電子化への要件を緩和したことが電子帳簿保存法改正の概要です。
詳しくは、次の項目で解説します。
2022年に行われた電子帳簿保存法の改正内容は、国税関係書類の保存方法を紙から電子データに移行しやすくするものです。つまり、紙での保存から電子データへの移行を促進する法律と考えるとわかりやすいでしょう。
改正された内容については、以下の表を参照してください。
| 電子帳簿保存法改正の概要 | |
| 改正前 | 改正後 |
| 帳簿の電子化には原則3ヶ月前までに所管税務署の承認が必要 | 帳簿の電子化に申請は不要 |
| スキャナ保存の際、原本受領者の署名とスキャン後3営業日以内にタイムスタンプの付与が必要 | 署名不要、タイムスタンプの付与期間は最長2ヶ月 |
| スキャナ保存の場合、原本の保存と定期的な検査が必要 | スキャナ保存後、原本は廃棄可能 |
| 取引年月日、勘定科目、取引金額、帳簿の種類などの検索条件の設定が必要 | 年月日、金額、取引先の3つのみの記載で良し |
| 電子帳簿は印刷して保存が可能 | 電子帳簿を印刷して保存することは不可 |
電子保存への要件が緩和された一方、電子書類を印刷して紙で保存することは禁止されます。そのため、これまで紙で書類を保存していた企業にとっては早急に対応しなくてはならない課題となりました。電子やITといった技術に詳しくない企業も多く、対応が難航している企業も数多く存在しています。
電子帳簿保存法に対応する要件は、大きく分けて2つあります。
電子帳簿保存法の要件の一つは、「真実性の確保」です。簡単にいうと、正しい書類を間違いなく保存できるようにしなければならない、ということです。電子データは、簡単に不正アクセスや改ざんが可能できるため、これを防ぐ措置が必要となります。
真実性の確保は、以下の措置をとることで認められます。
真実性を確保するために、上記の措置を取りましょう。
もう一つの要件は、「可視性の確保」です。これも簡単にいうと、電子データを誰でも閲覧でき、検索ですぐに見つかる状態にするということです。
可視性の確保には、以下のような方法があります。
自社でデータの保存に関するルールを取り決めれば、運用自体は可能です。しかし、データをExcelやスプレッドシートで管理しなければならず、結局は運用コストがかかってしまうことが予想されます。
そこで登場するのが、電子帳簿保存システムです。電子帳簿保存システムとは、電子帳簿保存法の要件を満たしたシステムのことです。電子帳簿保存法の要件を満たしているかは、「JIIMA認証」の有無で判断することができます。JIIMA認証を受けたサービスには、認証マークがつきます。電子帳簿保存法に対応する場合は、このマークがあるサービスを選びましょう。
電子帳簿保存システムを導入すれば、書類周りの大幅なコストカットや業務効率化を図れます。まずはどのようなシステムが電子帳簿保存システムに当たるのか、学習していきましょう。
電子帳簿保存システムを導入するメリットは以下のものがあります。
電子帳簿保存法システムを導入することで、書類管理業務の効率化が可能です。
会社の業務を行っていく以上、書類は必ず発生します。そのため、どこにどの書類が保管されているのかファイリングを行わなくてはなりません。しかし、このようにきちんと整理していたとしても、過去の書類が必要になった際に見つけ出すのは困難でしょう。
電子帳簿保存システムを導入すれば、電子データで書類を管理できるようになります。電子データなら内部を検索することで簡単に対象の書類を見つけることもできるため、管理上の負担を軽減するのに最適です。
電子帳簿保存システムを導入すれば、書類管理面のコストカットにつながります。
紙の書類を発行すると、印刷代や用紙代がかかります。仮にプリンターが故障してしまった場合、修理代も必要です。さらに書類を保管するためのファイルやバインダーなど、さまざまな費用が発生しています。
電子帳簿保存システムを導入すれば、発生する費用はシステムの運用費だけです。紙の書類を発行するためにかかっていた費用や管理費などがすべてカットでき、全体的なコストカットにつながります。
電子帳簿保存システムの導入により、セキュリティの強化が期待できます。
紙の書類の保管では盗難のリスクや第三者の目に触れるリスク、書類の内容が改ざんされてしまうリスクが想定されていました。
電子で書類を管理すれば、システム上で管理するため盗難や流出等のリスクを抑えられます。加えて、多くのシステムには閲覧制限を設定できる機能が備わっているため、セキュリティ強化の観点からもシステムの導入がおすすめです。
紙から電子への移行により、廃棄される書類を大幅に減らせます。これにより、環境問題に配慮した取り組みを行えます。
ペーパーレス化はSDGsの取り組みとしても注目されているため、企業としての信頼構築にも一役かっています。
電子帳簿保存システムの基本的な機能としては、主に以下のようなものがあります。
これらの他に、システムによって代理スキャンや原本管理などの機能を持つ場合もあります。
電子帳簿保存システムの中には、タイムスタンプ機能やアップロード機能がないものもあります。導入を検討する際には、どのような作業を特に効率化したいのかを考え、総合的に判断しましょう。
電子帳簿保存システムには、以下の2種類があります。
目的によって、最適な種類は異なります。どのシステムを導入するべきなのか、検討してみましょう。
単体タイプの電子帳簿保存システムは、一つのシステムに電子帳簿保存法に対応できる機能が搭載されたシステムです。電子保存にも請求書・領収書の管理にも対応しているので、導入コストがかからないことが特徴です。
ただし、後述するシリーズタイプのものと比べて機能が少ない場合があります。導入した後に機能が不足することがないよう、システムの機能は事前に確認しておきましょう。
単体タイプの電子帳簿保存システムの例は、以下の2つです。
シリーズタイプの電子帳簿保存システムは、要件ごとに特化した別々のシステムで管理しているものも存在します。
シリーズタイプの電子帳簿保存システムの中には以下のような種類があります。
電子保存専用タイプは、すべての国税関係書類を管理できるシステムです。
電子帳簿保存法の対象となる書類は、請求書や領収書などに加えて、送り状や契約書・発注書などの取引関連書類や決算関係の書類があり、多岐にわたります。これらの書類をすべて管理できるのが、電子保存専用タイプのシステムです。
電子保存法の「スキャナ保存制度」と「電子取引情報の保存」に対応したい場合は、こちらのシステムを利用するのがおすすめです。
請求書特化タイプは、請求書の電子化に最適な電子帳簿保存システムです。請求書の受領や発行をシステム上で行えるため、請求書の管理業務に関わる負担を減らせます。請求書の発行ができるシステムの場合、そのまま電子保存が可能であることもこのタイプのメリットです。
また、電子データを紙に印刷して送る必要がある場合でも、PDF化してメールに添付したり、クラウドストレージで送信したりする場合にも対応できます。
領収書中心タイプは、経費計算に特化したシステムです。書類の保存要件に対応するだけでなく、経費計算の業務負担を軽減することができます。中にはスマホに対応しているものもあり、請求書をスマホで撮影するだけで電子保存が可能になるものも存在します。
例えば、シリーズタイプの代表的なシステムである「TOKIUM」には、「TOKIUM電子帳簿保存」のほかに「TOKIUMインボイス」や「TOKIUM経費精算」などの種類があります。
このようなシステムは、同シリーズのシステムを併用することで、電子帳簿保存法に対応できるようになっています。一つのシステムで完結するものよりも導入に手間がかかりますが、それぞれに特化したシステムを利用できるため、機能が豊富にあることがメリットです。
シリーズタイプの電子帳簿保存システムの例は以下の3つです。
電子帳簿保存システムの比較ポイントは、以下の通りです。
それぞれ、目的に合ったものを選ぶようにしましょう。
電子帳簿保存システムを選ぶときは、対応書類の種類を把握しておきましょう。
システムのタイプによっては、対応していない書類もあります。導入目的によって適切なシステムを導入するようにしましょう。
スキャナ保存要件に対応した機能の有無も、システムの比較・検討を行う上で重要な項目です。
電子帳簿保存法の「スキャナ保存要件」に対応するためには、以下のどちらかを行うことで満たせます。
タイプスタンプの付与ができなくても、訂正・削除の記録が残るシステムを使用すれば問題ありません。その逆も然りです。
最低限、どちらか一方の機能を持つシステムを導入しましょう。
OCR機能の有無も重要なポイントです。
OCR機能とは、画像データを認識して、テキストデータに変換する機能です。これにより、例えば書類の中に記載されている取引先や金額、取引年月日などがテキストとして残ります。この機能があれば、例えば取引先の名前で検索したときにすぐに書類が見つかるというメリットがあります。
電子帳簿保存法の要件の中に、検索してすぐに書類を見つけられるようにしなければならないというルールがあります。OCR機能を使用すれば、この検索要件を簡単に満たすことができるでしょう。単にルールに則った運用ができるだけではなく、手作業でデータを扱ったり、書類を探したりする煩わしさを解消できることもおすすめの理由です。
電子帳簿保存法、およびこれに対応しているシステムについてイメージできたでしょうか。
ここからは、実際にどのようなシステムがあるのかを紹介していきます。あなたの企業に最適なシステムをぜひ見つけてください。
おすすめの電子帳簿保存システムは、以下の5つです。
monectは、弊社インベストデザイン株式会社が運用している電子帳簿保存システムです。建築業を営んでいる企業を対象に、電子保存システムを提供しています。法律関係が特に厳しく、書類が多い建築業関係者に最適なサービスです。
| タイプ | 単体タイプ |
| スキャナ保存要件に対応した機能 | あり |
| OCR機能 | あり |
monectのおすすめポイント
monectの特徴で特筆すべき点は、協力会社との取引を飛躍的に効率化できることです。monectを使用している協力会社と書類を承認した場合、次回から必要な書類が自動で作成される仕組みになっています。もちろん書類をシステム内で送受信することも可能。加えて、協力会社とシステム上でメッセージのやりとりができるなど、協力会社との結束を高めるには最適なシステムです。電子帳簿保存法だけでなくインボイス制度にも対応しているので、近い将来を見越してmonectの導入を考えてみてはいかがでしょうか。
freee経理は、書類の管理でおなじみのfreee株式会社が行っているサービスの一つです。電子帳簿保存法だけでなく、インボイス制度にも対応しています。
| タイプ | 単体タイプ |
| スキャナ保存要件に対応した機能 | あり |
| OCR機能 | あり |
freee経理のおすすめポイント
freee経理を導入すれば、債務債権や支払い・入金管理を効率化できます。電子取引や会計帳簿を電子データのまま保存することはもちろん、紙の書類をスキャン・撮影して電子化する機能も搭載。freee以外にすでに使用している会計システムがあった場合、そのシステムを変更せずに利用可能です。
バクラク電子保存は、株式会社LayerXが運用している電子帳簿保存システムです。同じシリーズであるバクラク請求書と併用することで、電子帳簿保存法に対応できます。3,000社以上に導入され、実績が豊富にあるシステムです。
| タイプ | シリーズタイプ |
| スキャナ保存要件に対応した機能 | あり |
| OCR機能 | あり |
バクラク電子帳簿保存のおすすめポイント
バクラク電子帳簿保存の最大の特徴は、シンプルかつ使いやすい見た目と機能です。直感的に操作しやすい画面になっているので、マニュアルを作って管理する必要はありません。また、書類をアップロードするだけで取引先・取引年月日・取引金額などの検索要件のほか、書類の種別や区分まで読み取る機能を持っています。
TOKIUM電子帳簿保存は、株式会社TOKIUMが運用している電子帳簿保存システムです。書類の形式を問わず受領・スキャン・電子データ化に対応しています。TOKIUMインボイスと併用することで、すべての国税関係書類を電子帳簿保存法に対応できます。
| タイプ | シリーズタイプ |
| スキャナ保存要件に対応した機能 | あり |
| OCR機能 | あり |
TOKIUM電子帳簿保存のおすすめポイント
TOKIUMシリーズでは、オペレーター入力によって高い精度でのデータ化を実現しています。紙の請求書は受領・スキャンともに対応。スキャンされた書類の画像にはタイムスタンプが付与されます。また、CSVファイルを取り込めるすべての会計システムと連携ができるため、ほかのシステムからの乗り換えも可能です。
invox電子帳簿保存は、株式会社Deepworkが運用している電子帳簿保存システムです。invoxシリーズには電子帳簿保存のほかに受取請求書と発行請求書の2種類があり、これらを併用することで電子帳簿保存法に対応できます。導入実績は2,000社を超えており、人気システムの一つとなっています。
| タイプ | シリーズタイプ |
| スキャナ保存要件に対応した機能 | あり |
| OCR機能 | あり |
invox電子帳簿保存のおすすめポイント
invox電子帳簿保存は、使いやすいオペレータ入力機能が人気の理由となっています。さらにOCR機能では、データ化の結果をオペレーターに確認してもらえるオプションもつけられます。データ化の方法は「セルフ」「オペレーター」「AI OCR」の3つから選べ、それぞれコスト、精度、スピードのどれを重視するかで決められます。タイムスタンプの付与機能はありませんが、訂正・削除の記録を10年間記録することで保存の要件を満たしています。
電子帳簿保存法への対応は、書類を管理するシステムを導入して行いましょう。システムを導入することで、書類管理や電子データへの移行などの業務負担を軽減できます。
システムにはそれぞれ得意とする書類や機能があるので、自社で必要な機能を選ぶようにしましょう。
建築業を営んでいる方は、特にmonectの利用がおすすめです。書類管理はもちろん、協力会社との結びつきを深める上でも導入を検討してみてはいかがでしょうか。
