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2025/6/4
「あれ、どこに書いたっけ？」
「誰かに書き換えられてないか…？」
多くの現場で今も活躍しているホワイトボード。
行事や仕事を書き込んで、誰が担当するのかなどと
手軽かつ直感的で分かりやすいですよね？
しかし、誰かが書いた拍子に消えてしまっていたり、毎月大掛かりな書き換えがあったり。
情報が見落とされる、うまく伝達が出来ていないなどのトラブルも発生しているのではないでしょうか。
今回は、社内での連絡のデジタル化で、リアルタイムで、正確に、共有できる管理方法を紹介させていただきます。
ホワイトボード管理の抱える課題や限界をここで紹介します。
身近に起こって困った方も多いのではないでしょうか？
ホワイトボードは手軽に書き込めるのが便利なポイント！
一方で、誰が・いつ。何から何へ更新したかの記録が残りません。
結果、古い情報と新しい情報の区別がつかず、認識やコミュニケーションのズレが発生してしまいます。
ホワイトボードのが見られるのは、ホワイトボードがある場所でだけ。
ホワイトボードの書き換えができるのも、ホワイトボードがある場所でだけ。
現場にいないメンバーや別拠点で頑張るメンバーに
リアルタイムでの共有が出来ないのが欠点です。
写真で随時更新を行ったとしても、更新状況が分からずに、
それが混乱の原因になってしまう可能性もあります。
仕事がたくさんある、イベントが重なってしまった。
そのような時に発生するのが「書くところがない！」という問題です。
情報が増えると、スペースがなくなり、
別の場所に書いて、線でつないだとしても線を途中で見失ったりなどのトラブルが発生します。
また、小さなスペースに小さな字を書いて、
読み取れなくなってしまうケースも多々。
屋内であれば発生しにくいですが、
屋外にホワイトボードを設置している場合、天気によるトラブルが発生します。
雨・風・日光などでホワイトボードの文字は消えてしまうことが多いです。
また、屋内でもホワイトボードにぶつかってネームプレートが移動してしまったり、
接触で文字が消えてしまうことも。
それが重要な情報であっても気づけないかもしれません。
ホワイトボードを特定の人が管理していて、退職や異動など不在の場合にあるのが、
「なんて書いているんだろう？」の問題です。
癖のある字や記号などが読み取れなくて困ってしまうことが容易に想像できます。
これらの解決のカギになるのがデジタル化です！
デジタルのツールなら、スマホでもタブレットでも、PCでも１番新しい情報を得られます。
誰が・いつ・どのような更新を行ったのかの履歴も把握できるため、
「更新漏れ」や「誰がここ操作したの？」といった問題が解消されます。
他にも以下のような効果が見込めます。
クラウド型の管理ツールであれば、
事務所・本社・出張先ででもどこからでも現場の状況が確認可能になります！
現場に行かなくても意思決定ができるため、指示のスピードと精度が上がります！
他にもメリットはたくさんあります。
手書きでは難しかった履歴管理と作業分析もオンラインのツールなら簡単です。
作業時間、遅延傾向、頻繁なトラブルの原因なども可視化できるので、
PDCAサイクルの精度がより上がり、
効率の良い職場づくりにつなげることができます！
スペースの不足、天候などの物理的要因からの影響を受けにくいのも大きなメリットと言えるでしょう！
特に仮設現場や屋外作業においては、デジタルツールはさらに信頼できます！
最近の現場向けデジタルツールは誰でも使いやすいのが大きな特徴です。
ITに不慣れな人でも、覚えられるかの不安がある人でも大丈夫です！
これにより、管理の偏りがなくなるうえに、
チーム内でのコミュニケーションもより円滑に行えるようになります！
他にもメリットがあります。
実際にここまでメリットばかりを紹介してきましたが、
いきなりデジタル導入と言われても、混乱してしまうし、ハードルが高いように感じてしまいますよね。
ここでは、どのような実情が存在するのかとその打開策を紹介します！
デジタルツールの導入に関しての最も大きなお悩みは
「きっと使いこなせない」「こっちの方が慣れてるし…」といったような、
不安感や抵抗感であると考えます。
乗り越える方法をいくつか考えましたので紹介します！
スマホが操作できれば十分に扱えるツールもあれば、紙に書く感覚に近いもツールなど、
たくさんの現場向けのデジタルツールが存在します。
デジタル上級者向けのツールばかりではないので、
カンタンで、現場の状況に合うものを探してみてください！
一気にデジタルツールにすべてを移行させて、残念ながら問題が発生しないわけがありません。
最初はグループ内で、次に営業所内で、その次は…といった感じで、
段階的に導入していくのがおすすめです。
慣れていくための時間を設け、少し逃げ道を残しておくことで、
安心感を持ってもらえて、無理のない導入が期待できます！
日々の業務で手いっぱいで新しいことに時間を割く余裕がないというのも主要な問題の１つです。
そんな方に向けた解決方法はこちらです！
導入支援のサービスを受けられるツールも存在します。
このようなサービスの有無で選んでみるもの手かもしれません！
また、このようなサービスがあれば、
誰かがツールの使い方を一生懸命覚えて共有するなどの手間や負担の偏りがなくなります。
今は負担に感じるかもしれませんが、今導入すれば、
後々、自分が楽できるかもしれません！
また、自分と同じように「デジタルなら楽なのにな」と考えている人がいるかもしれません。
問題を解決するために、まず一歩踏み出してみませんか？
デジタルツールをおすすめするために、ここまでたくさんお話してきましたが、
いかがでしたでしょうか？
表で今までのお話をまとめてみました！
| 比較項目 | ホワイトボード管理 | デジタル管理 |
| 情報の更新 | 手書きで都度修正。履歴は残らない。 | リアルタイムで更新可能 |
| 情報共有 | 現場でしか見られない。 | 遠隔でも即共有可能 |
| ミスのリスク | 書き間違い・消し忘れ等が発生 | 更新履歴が残り、確認もできる |
| 天候の影響 | 天候によって消えてしまうことも | 屋内外問わず安定管理が可能 |
| スペース制限 | 書く量に限界がある | 必要な情報を自由に追加可能 |
| 属人化 | その場にいる人のみ閲覧・編集可能 | 誰でも同じ情報を閲覧・編集可能 |
「意外と無理なく始められるのでは？」と思ってくださった方がいらっしゃれば幸いです。
メンバー内の情報伝達ミスが大きなミスにつながってしまう前に、
ぜひ導入を検討してみてください！
ここまで読んでいただきまして、本当にありがとうございました。
皆さまからの「参考になったよ！」の温かい声、お待ちしております！
