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2025/8/26
建設業界は長らく書面による契約手続きが主流でしたが、近年のデジタル化の波により、電子契約への移行が急速に進んでいます。
新型コロナウイルスの影響によるリモートワークの普及、働き方改革、そして業務効率化への要求が高まる中、
従来の紙ベースの契約プロセスでは対応しきれない課題が浮き彫りになっています。
電子契約は、印紙代の削減、契約締結までの時間短縮、書類保管スペースの削減など、多くのメリットを建設業界にもたらします。
しかし、一方で、建設業法や電子帳簿保存法といった法規制への対応、現場作業員のデジタルリテラシーの向上、取引先との合意形成など、解決すべき課題も存在します。
本記事では、建設業における電子契約導入を検討している経営者、法務担当者、IT担当者の皆様に向けて、基礎知識から実務対応まで包括的に解説します！
ぜひ最後までご覧ください！
電子契約とは、従来の紙の契約書に代わり、電子文書による契約書を電子署名やタイムスタンプを用いて締結する契約方式です。
インターネットを通じて契約当事者が電子的に合意形成を行い、法的拘束力を持つ契約を成立させることができます。
建設業界においては、建設工事請負契約書や下請契約書といった基本的な契約から、
資材調達契約書、設計業務委託契約書などの専門的な契約まで幅広い契約書類が電子化の対象となります。
また、工事の進行に伴い発生する変更契約書や追加工事契約書なども電子化することで、迅速な対応と正確な記録管理が可能になります。
電子契約では、従来の印鑑に代わり電子署名が使用されます。
電子署名には主に立会人型と当事者型の二つの方式があります。
立会人型電子署名は、電子契約サービス事業者が契約当事者の代理で電子署名を付与する方式です。
導入が比較的容易で多くの企業が採用しており、一般的にはメールアドレスによる本人確認が行われます。
この方式は特別な証明書を必要としないため、取引先も含めて導入しやすいという特徴があります。
一方、当事者型電子署名は、契約当事者自身が電子証明書を用いて署名する方式です。
より高いセキュリティレベルを実現できる反面、電子証明書の取得と管理が必要となり、運用面での負担が大きくなる傾向があります。
建設業における電子契約は、電子署名法、建設業法、電子帳簿保存法という複数の法令が関連しています。
電子署名法では電子署名の法的効力が規定されており、「本人による電子署名」と「改ざん検知」が要件となっています。
2020年の政府見解により立会人型電子署名の法的有効性が明確化されたことで、建設業界での導入が加速しました。
建設業法においては、建設工事請負契約書の作成・交付義務が規定されていますが、2021年の改正により電子契約が明確に認められるようになりました。
ただし、適切な電子署名とタイムスタンプの付与が条件となっています。
電子帳簿保存法では、電子取引データの保存方法が規定されており、2022年1月の改正により電子取引の電子保存が義務化されました。
これにより、検索機能の確保とシステム関係書類の備付けが必要となりました。
電子契約においては、物理的な課税文書が存在しないため、印紙税は課税されません。
これは建設業にとって大きなコスト削減効果をもたらします。
たとえば、請負代金1億円の工事請負契約では
印紙税60,000円が不要となり、請負代金5,000万円の契約では30,000円、請負代金1,000万円の契約では10,000円の印紙税がそれぞれ削減されます。
年間の契約件数を考慮すると、その削減効果は非常に大きなものとなります。
電子契約により締結された契約書は、以下の要件を満たして保存する必要があります
＜保存期間＞
＜保存方法の要件＞
コスト・業務・コンプライアンスの３つの側面からメリットを挙げていきます。
＜コストの削減効果＞
＜業務の効率化＞
＜コンプライアンスの強化＞
残念ながらメリットだけではなく、課題もあります。
技術・組織・取引先とのことの3つの側面から課題を挙げたいと思います。
＜技術的課題＞
＜組織的課題＞
＜取引先対応＞
＜現状分析と課題整理＞
＜システム選定＞
＜システム構築＞
＜社内設備体制＞
＜段階的展開＞
＜運用定着＞
ステム選定において重要となる機能要件は、基本機能と建設業特化機能に大別されます。
基本機能としては、電子署名・タイムスタンプ機能、承認ワークフロー、契約書テンプレート管理、進捗管理・通知機能、検索・閲覧機能が必須となります。
これらは電子契約システムの核となる機能であり、業務の効率化と法的要件の充足に直結します。
建設業特化機能では、工事請負契約書テンプレート、下請契約管理、変更契約対応、支払条件管理、工程管理システムとの連携といった機能が重要です。
これらの機能により、建設業界特有の契約管理業務を効率的に行うことができ、既存の業務システムとの連携も円滑に進められます。
非機能要件では、セキュリティ、可用性、拡張性が重要な評価ポイントとなります。
セキュリティ面では、ISO27001などのセキュリティ認証取得、データの暗号化、アクセス制御、監査ログの記録、災害時のデータ復旧対策が必要です。
建設業では機密性の高い契約情報を扱うため、これらのセキュリティ機能は妥協できない要素となります。
可用性については、システムの稼働率が99.9%以上であることが望ましく、メンテナンス時間の最小化、負荷分散機能、自動バックアップ機能が求められます。
契約業務の継続性を確保するため、高い可用性の維持は不可欠です。
拡張性では、ユーザー数の増減に対する柔軟性、機能追加への対応力、他システムとのAPI連携、将来的な要件変更への対応が重要です。
建設業は事業規模の変動が大きいため、柔軟な拡張性を持つシステムを選定することが長期的な投資効果につながります。
サポート体制については、導入支援と運用サポートの両面で評価が必要です。
導入支援では、専任担当者の配置、導入研修の提供、データ移行支援、カスタマイズ対応が重要な要素となります。
特に建設業界では業務プロセスが複雑であるため、業界経験豊富な担当者による専門的な支援が導入成功の鍵となります。
建設業における電子契約の導入は、単なるペーパーレス化を超えて、業務プロセス全体の効率化とデジタル化を推進する重要な取り組みです。
印紙税削減や業務効率化といった直接的なメリットに加え、コンプライアンス強化、働き方改革、競争力向上といった戦略的価値も期待できます。
成功の鍵は、適切なシステム選定、段階的な導入アプローチ、そして組織全体でのデジタル化への意識改革です。
法的要件を満たしながら、現場の実情に合った運用体制を構築することで、電子契約は建設業の成長を支える重要なツールとなるでしょう。
今後も技術の進歩と法制度の整備が進む中、早期の導入により先行者利益を獲得し、デジタル化時代の建設業界で競争優位性を確立することが重要です。
本ガイドを参考に、皆様の電子契約導入が成功することを願っています。
